A Assembleia, seja ela ordinária ou extraordinária, realizada no formato presencial ou através do meio virtual ou híbrido, é considerado um ato público e como tal necessita seguir os critérios que garantam a legalidade aos resultados tomados na reunião.

Assim, conhecer as regras previstas na convenção de cada condomínio, no código civil e demais leis, é essencial para que a assembleia não venha a sofre impugnação.

Como se instala

A instalação da Assembleia compete a quem convoca. Normalmente ao síndico é dada essa missão por ser ele o responsável (a princípio) pelas convocações. Ao presidente do Conselho Fiscal também pode ser dada essa atribuição, desde que o síndico esteja ausente ou a convenção assim preveja.

É importante que os trabalhos sejam abertos rigorosamente no horário determinado e que não seja permitida a participação de estranhos, principalmente com direito a voz.

A Assembleia para funcionar de acordo com os preceitos legais, deve seguir alguns requisitos:

1- Os trabalhos devem ser iniciados por quem convoca, devendo ser feito, preferencialmente em livro próprio, o registro da presença dos condôminos.

2- Para abrir os trabalhos, deve-se observar o quórum mínimo de participantes exigido em convenção, tanto em primeira chamada como em segunda e última.

3- Suprido o número exigido seja em que chamada for, se em primeira ou segunda (de uma para outra geralmente é dado um prazo de 30 minutos), os presentes elegem o presidente, o qual, entre os participantes, escolhe o secretário.

Obs. Algumas convenções proíbem que o síndico e o administrador presidam ou secretariem as assembleias.

4- O Presidente ao dar início aos trabalhos, faz a leitura da pauta da ordem do dia, e posteriormente, solicita que o secretário leia a ata da Assembleia anterior, caso não tenha ainda sido aprovada, deverá ser feito naquele momento, registrando-se as alterações, se houver.

5- Ao seguir as pautas, deve o presidente ficar atento para o quórum qualificado que porventura algum assunto exija, devendo proceder a votação de cada um, em separado, cabendo apenas um voto para cada unidade representada, sempre de acordo com sua proporção. Aconselha-se, dependendo da complexidade dos assuntos a serem tratados, dispor da assessoria de um advogado, preferencialmente presente à assembleia.

As decisões  

As decisões das assembleias gerais, desde que respeitado o quórum mínimo exigido, obrigam todos os condôminos, independente de seu voto contra ou a favor, de seu consentimento ou não.

Por outro lado, nem sempre as decisões das assembleias são legais, porém são válidas até que nova assembleia as anule ou que o prejudicado recorra em juízo. Neste caso, o condômino discordante poderá agir de imediato, promovendo, ativamente, a declaração de irregularidade ou aguardar que o condomínio lhe cobre o que foi decidido.

Encerramento

Depois de esgotados todos os assuntos da ordem do dia, deve ser declarada encerrada a assembleia, não podendo nela conter votação de temas não constantes da pauta, sob risco de anulação.

A ata: Elementos essenciais

A ata é uma narração do que ocorre na assembleia e deve se restringir apenas aos fatos discutidos. Pode ser lavrada no momento da realização ou posteriormente, devendo ser lida e aprovada na próxima reunião. Cabe ao presidente nomear o secretário, que tem a missão de lavrar a ata.

Apesar de não haver uma forma padrão de confecção, deve conter as seguintes informações:

• Dia, mês, ano e hora da Assembleia, preferencialmente por extenso;
• Local da Assembleia;
• Lista de presença com o número do apartamento e assinatura dos condôminos presentes;
• Presidência dos trabalhos;
• Pessoa que secretariou os trabalhos;
• Ordem do dia;
• Deliberações com as respectivas votações;
• Encerramento;

Esse texto é parte integrante do “Livro do Síndico” de autoria do Advogado Inaldo Dantas