Que as assembleias são os momentos adequados para se tomar as decisões dentro de um condomínio, todos concordam, mas elas, para serem soberanas, devem cumprir alguns requisitos, sejam do ponto de vista legal, seja do ponto de vista da particularidade de cada condomínio, seja ainda do ponto de vista da adequação da comodidade, facilidade, necessidade. O certo é que as assembleias, se não consegue reunir um bom número de condôminos, não vão atingir seus objetivos. Para isso, é importante seguir alguns passos.

Vamos as dicas:

– Dê preferência às assembleias no ambiente virtual ou no formato híbrido, pois proporciona aos que não moram no condomínio ou até na mesma cidade, participarem da reunião.

– Evite reuniões em épocas festivas – jogos da copa, natal, ano novo, São João, feriadão ou horário da novela preferida, por exemplo.

– Escolha uma data e horário que satisfaçam à maioria, já que a unanimidade se torna muito mais difícil.

– Evite datas em feriados e/ou véspera deles – exceto em condomínios com características de veraneio.

– Espalhe pelas áreas de circulação e elevadores cópia do edital e envie por meio virtual a todos os condôminos.

– Junte os documentos

Ao preparar a assembleia, lembre-se de levantar o maior número de informações e juntar a documentação necessária sobre os temas a serem tratados.

– Se a assembleia for ordinária, encaminhe previamente aos condôminos cópia do parecer do conselho e a previsão orçamentária. Disponibilizar toda a documentação contábil em aplicativos é recomendável.

– Se vai apresentar propostas de serviços para formação de taxas-extras, cote no mínimo três orçamentos e os distribua entre os condôminos, previamente, muitas reuniões chegam ao fim sem qualquer tipo de deliberação por absoluta falta de subsídios.

– Prepare o local

Se a assembleia for presencial, procure preparar o ambiente onde será realizada a reunião de tal forma que acomodações e questões físicas, como ventilação e iluminação, não sejam deficientes

– Se a assembleia for virtual, disponibilize o link com antecedência e confirme se os condôminos receberam e os oriente quanto a se conectar à sala.

Dica

Cumpra o horário – Não espere pelos impontuais

Se a assembleia for presencial, CHAME TODOS ATRAVÉS DO INTERFONE 15 MINUTOS ANTES DO HORÁRIO PREVISTO PARA INÍCIO DOS TRABALHOS, se virtual, envie mensagem.

O cumprimento dos horários de início e fim das assembleias deve ser seguido rigorosamente. Aguardar a chegada de outros condôminos e ficar preso a intermináveis discussões são fatores que afastam os participantes em futuras convocações

Evite reuniões sem pauta definida
Nunca realize assembleia quando não houver pauta de interesse dos condôminos e/ou do condomínio, seja objetivo na elaboração do edital.

Estabelecer uma pauta de forma sucinta e sem temas subjetivos também é importante. Normalmente as pessoas não são motivadas pelo item “assuntos gerais”. Eles costumam ficar para o final da assembleia e, via de regra, é a senha para seu esvaziamento

Cuidado nas votações
– Analisar, com cuidado, os assuntos e determinar a melhor forma de votação (aberta ou secreta) de acordo com a particularidade de cada um deles, verificando o quorum específico, quando exigido (ver se o voto é por fração ideal).

Firmeza na condução dos trabalhos
Tão importante quanto a diplomacia é a firmeza no procedimento em evitar debates paralelos, discussões sobre temas que não façam parte da pauta ou questões pessoais entre os participantes.

Como realizar uma assembleia produtiva
Conhecer a pauta, saber respeitar a opinião contrária e só falar quando concedida a palavra, são as principais regras para uma boa participação na reunião.
Nas relações condominiais, os deveres, que são muitos, têm uma relação pelo menos duas vezes maior que os direitos, que são poucos, mas, se bem exercidos, estão na medida exata para a garantia de uma boa convivência dentro de um condomínio. Um dos mais importantes desses direitos, sem dúvida, é o de participar (debatendo) e votar nas assembleias gerais.

A convocação
Qualquer que seja a assembleia que venha a ser realizada em um condomínio, essa deve ser precedida de um edital de convocação (que deve ser do conhecimento de todos os condôminos). Nesse edital devem constar o local (preferencialmente na sede do condomínio ou se virtual, definir o aplicativo) a data, a hora, e, principalmente, os assuntos que serão discutidos (a pauta). O edital deve ser assinado pelo síndico ou por ¼ dos condôminos, quando aquele não a convoca e é interesse destes que a assembleia se realize.

A pauta
Uma vez definida a pauta, essa deve ser cumprida, não cabendo a nenhum dos participantes alterá-la, nem mesmo trazer a plenário assuntos que não tenham sido contemplados no edital. Portanto, quando estiver participando de uma Assembleia, não se deve admitir assuntos que não estejam na pauta, e se for para prevalecer aquela famosa frase “A assembleia é soberana”, saiba que nem tudo se encaixa nessa “teoria”. Trato disso mais a frente, no item das decisões.

O pedido da palavra
Todo e qualquer condômino tem o direito à voz, e para que um assunto venha a ser votado, o debate é essencial e deve ser garantido, mesmo nas assembleias virtuais. Quando a pauta estiver sendo apreciada, a forma como o condômino deve se pronunciar é pedindo a palavra (e aguardando sua vez) ao presidente da mesa, que obrigatoriamente deve conceder, desde que o seu pronunciamento seja acerca do tema que se está apreciando. Qualquer outro assunto deve ser, pelo presidente da mesa, cassada a palavra, sem direito a protesto por quem venha a sofrer essa cassação.

O exercício do direito de votar
Os assuntos que precisem da aprovação dos condôminos (nem tudo que esteja na pauta é passível de votação) devem ser aprovados, ou não, pelo voto que a lei ou a convenção de cada condomínio assim exija.
O voto de cada condômino deve ser respeitado. Não é porque você não concorda com o que está sendo proposto que todos os outros condôminos também tenham que concordar com você. É comum ouvirmos nas assembleias: “Eu não aceito isso!!”. O correto é você dizer: “Eu voto contra”, afinal, não será o seu voto que vai definir a decisão, e uma vez decidido, você vai ter que cumprir (se a decisão for legal, óbvio!).

As decisões – Não é no grito que se ganha
Não são poucas as assembleias em que um ou alguns condôminos, insatisfeitos com o assunto a ser tratado, tendem a querer convencer os demais a seguirem seu posicionamento, tentando impor um resultado de votação que lhe satisfaça. Expressões do tipo “Não, eu não aceito”, ou então: “não tem quem me faça cumprir isso”, são comuns e não encontram respaldo legal, já que deve prevalecer o resultado da votação como um todo, garantindo o direito de voto de cada um dos aptos a votar.

Cód. Civil:
Art. 1.352. Salvo quando exigido quórum especial, as deliberações da assembleia serão tomadas, em primeira convocação, por maioria de votos dos condôminos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais.
Parágrafo único. Os votos serão proporcionais às frações ideais no solo e nas outras partes comuns pertencentes a cada condômino, salvo disposição diversa da convenção de constituição do condomínio.

Pois bem, essa “regra” de que as decisões têm que se submeter aos “caprichos” daqueles que tentam “ganhar no grito” não podem ser permitidas.

Vai a primeira dica:
Para que uma assembleia garanta o poder do voto e a vontade da maioria, deve ser garantido o direito sagrado de se ouvir (e computar a decisão) cada um daqueles que estejam aptos a votar (lembrando que os inadimplentes perdem o direito disso). Essa garantia é dada a partir da escolha, entre os presentes, de alguém que tenha pulso e conhecimento jurídico para presidir os trabalhos, concedendo direito de voz e cassando, quando constatado abuso, tal direito.

É o presidente quem põe em votação, no momento certo, cada assunto da pauta do edital.

Outra dica:

Abertas as discussões, um determinado espaço de tempo deve ser dado a cada um dos que queiram se pronunciar, ficando atento o presidente para que essa fala não se transforme em poder de convencimento, ou que é mais grave, não venha a ser uma ameaça ao que possa vir a ser votado.

Inaldo Dantas – Advogado